Bankabgleich
Beim Bankabgleich werden Zahlungen aus dem Kontoauszug den Rechnungen und Belegen zugeordnet, damit klar ist, was bezahlt und was offen ist.
Auch: Kontoabgleich, Zahlungsabgleich, Bankabstimmung, Kontoauszug abgleichen
Bankabgleich, einfach erklärt
Auf dem Konto stehen Zahlungen, in der Buchhaltung stehen Rechnungen. Der Bankabgleich verbindet beides: Jede Zahlung wird der Rechnung zugeordnet, die sie ausgleicht. So sehen Sie auf einen Blick, welche Kunden bezahlt haben, welche Rechnungen offen sind und welche Zahlungen noch keinen Beleg haben.
Technisch liegt der Kontoauszug als Datei vor, etwa als CSV oder in einem Bankformat, oder wird über eine Schnittstelle der Bank geholt. Die Zuordnung läuft über Betrag, Rechnungsnummer im Verwendungszweck und den Namen des Zahlers. Was eindeutig ist, lässt sich automatisch zuordnen. Was unklar ist, braucht einen Menschen: Das System zeigt einen Vorschlag mit Begründung, und Sie bestätigen oder korrigieren.
Die typischen Fehlerquellen sind Sammelüberweisungen, Teilzahlungen, Abzüge wie Skonto, fehlende Rechnungsnummern und Rückbuchungen. Deshalb sollte ein Abgleich nie blind buchen. Auch Kleinigkeiten wie ein vertauschter Zahlendreher im Betrag fallen so auf, bevor sie in der Buchhaltung landen.
Der Bankabgleich ersetzt keine Buchhaltung, er bereitet sie vor. Wer ihn regelmäßig macht, hat am Monatsende weniger Arbeit, weil offene Fragen früh auffallen. Wer ihn ausfallen lässt, sucht später Zahlungen über Wochen zusammen. Bei Bankdaten lohnt sich außerdem ein Blick auf den Zugriff: Wer den Kontoauszug einliest, sollte wissen, wo die Datei liegt und wer sie sehen kann.
Worauf Sie achten sollten.
Vorschlag statt Automatik
Zuordnungen mit Begründung anzeigen und erst nach Bestätigung buchen.
Verwendungszweck nutzen
Wer die Rechnungsnummer auf der Rechnung gut sichtbar nennt, erleichtert Kunden die richtige Angabe.
Sonderfälle kennen
Teilzahlungen, Skonto und Sammelüberweisungen brauchen eine klare Regel.
Regelmäßig abgleichen
Wöchentlich oder monatlich, aber fest geplant, nicht erst vor dem Termin bei der Beratung.
Fragen.
Wie funktioniert ein automatischer Bankabgleich?
Das System liest den Kontoauszug und vergleicht Betrag, Verwendungszweck und Zahler mit den offenen Rechnungen. Eindeutige Treffer ordnet es zu, unklare zeigt es als Vorschlag.
Was ist der Unterschied zwischen Bankabgleich und Buchung?
Beim Abgleich wird eine Zahlung einem Beleg zugeordnet. Die Buchung hält den Geschäftsvorfall in den Büchern fest. Der Abgleich bereitet die Buchung vor.
Verwandte Begriffe.
Belegerfassung
Belegerfassung heißt, Rechnungen, Quittungen und andere Unterlagen, die eine Buchung begründen, mit ihren Angaben festzuhalten und abzulegen.
E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die sich automatisch weiterverarbeiten lässt. Ein einfaches PDF zählt nicht.
Datenabgleich
Ein Datenabgleich vergleicht die Bestände zweier Systeme und gleicht sie an, damit dieselbe Information überall gleich lautet.
Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung heißt, wiederkehrende Abläufe nach festen Regeln von Software erledigen zu lassen, statt sie von Hand abzuarbeiten.
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Leon Werner, Straubing
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