Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierung, einfach erklärt

Ein Prozess ist ein Ablauf, der sich wiederholt: Eine Anfrage kommt an, wird erfasst, bearbeitet und beantwortet. Bei der Prozessautomatisierung übernimmt Software einzelne Schritte oder den ganzen Ablauf. Sie arbeitet nach festen Regeln: Tritt dieses Ereignis ein, folgt jener Schritt. Der Vorteil liegt in der Verlässlichkeit: Ein Ablauf, der einmal sauber beschrieben ist, läuft immer nach demselben Muster.

Ein allgemeines Beispiel: Ein Büro bekommt Formulardaten per Mail und tippt sie in eine Liste. Automatisiert übergibt das Formular die Daten direkt an die Liste, über eine Schnittstelle oder einen Webhook. Ein geplanter Lauf kann zusätzlich nachts Daten zwischen zwei Programmen abgleichen und sein Ergebnis prüfen. Häufig sind es kleine Aufgaben, die zusammen viel Handarbeit ausmachen, etwa Daten übertragen, Dokumente ablegen oder Erinnerungen versenden.

Zur Abgrenzung: Die Regeln sind vorher festgelegt, deshalb ist das Ergebnis vorhersehbar. KI-Automatisierung ergänzt solche Abläufe um einen KI-Baustein für ungenaue Eingaben wie Freitext. Ein KI-Agent wählt seine Schritte zum Teil selbst, ein Chatbot führt Gespräche. Für viele Aufgaben in kleinen Betrieben reicht reine Prozessautomatisierung ohne KI aus.

Worauf es ankommt: Ein Ablauf eignet sich, wenn er oft wiederkehrt und sich klar beschreiben lässt. Auch der Fehlerfall gehört dazu: Was passiert, wenn ein Lauf scheitert? Ein gut gebauter Ablauf prüft sein Ergebnis, meldet Fehler und holt Verpasstes nach. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, gilt die DSGVO.